خطاهای رایج پس از ارسال صورتحساب به سامانه مودیان و روش برطرف کردن آن‌ها

یکی از چالش‌های مهم کار با سامانه مودیان این است که بعد از ارسال صورتحساب، به جای تأیید، با یک کد خطا مواجه می‌شویم؛ از جمله 400، 401، 409، 422، خطاهای ارتباطی و… اگر ندانیم این خطاها دقیقاً به چه معنا هستند و چطور باید اصلاح‌شان کنیم، فرآیند ارسال فاکتور کند و اعصاب‌خُردکن می‌شود.

در این مقاله، مهم‌ترین و رایج‌ترین خطاهایی را که مودیان بعد از ارسال صورتحساب به سامانه مودیان دریافت می‌کنند، مرور می‌کنیم و برای هر کدام، علت و راه‌حل عملی ارائه می‌دهیم.

چرا سامانه مودیان این‌قدر خطا می‌دهد؟

سامانه مودیان برای جلوگیری از ثبت اطلاعات اشتباه، جعلی یا ناقص، قبل از پذیرش هر صورتحساب، آن را از چند جهت بررسی می‌کند:

• درستی ساختار و فرمت (مثلاً طول کدها، نوع داده‌ها، اجباری بودن فیلدها)
• صحت اطلاعات هویتی مودیان
• صحت امضای دیجیتال و توکن مالیاتی
• یکتا بودن صورتحساب (عدم ارسال تکراری)

اگر یکی از این موارد با استاندارد مطابقت نداشته باشد، سامانه به‌جای تأیید، یک کد خطا برمی‌گرداند. شناخت این خطاها کمک می‌کند سریع‌تر مشکل را پیدا و رفع کنیم.

جدول خلاصه: کد خطا، توضیح کوتاه و روش برطرف کردن

شرح جزئی‌تر چند خطای پرتکرار

۱. خطای 400 – داده نامعتبر یا ناقص

این خطا زمانی رخ می‌دهد که ساختار یا محتوا با استاندارد سامانه مودیان مطابقت نداشته باشد؛ مثلاً:

• کد اقتصادی یا شناسه ملی با طول اشتباه وارد شده است.
• شناسه کالا/خدمت با الگوی مورد انتظار تطبیق ندارد.
• تاریخ در فرمت نادرست است.
• یکی از فیلدهای اجباری (مثل نوع صورتحساب، نوع الگو، کد واحد سنجش و…) خالی مانده است.

راه‌حل: با مقایسه ساختار داده ارسالی با مستندات رسمی، فیلدهای اشتباه را اصلاح کنید؛ اگر از نرم‌افزاری مثل وستاک استفاده می‌کنید، اجازه دهید اعتبارسنجی داخلی نرم‌افزار قبل از ارسال، خطا را به شما نشان دهد.

۲. خطای 401 – عدم احراز هویت (مشکل در توکن مالیاتی)

خطای 401 یعنی سامانه مودیان شما را به عنوان مودی معتبر برای این درخواست نمی‌شناسد. رایج‌ترین دلایل:

• توکن مالیاتی منقضی یا لغو شده است.
• توکن متعلق به مودی/ابزار دیگری است.
• هدر Authorization در درخواست به‌درستی تنظیم نشده است.

راه‌حل: توکن را از کارپوشه چک کنید؛ در صورت نیاز، توکن جدید تولید و در نرم‌افزار ثبت کنید؛ مطمئن شوید نرم‌افزار از همان توکن برای همان مودی و همان ابزار استفاده می‌کند.

۳. خطای 409 – صورتحساب تکراری

این خطا زمانی برمی‌گردد که صورتحسابی با همان مشخصات (مثلاً همان شناسه یکتا، همان شماره سریال یا ترکیب خاص داده‌ها) قبلاً در سامانه ثبت شده باشد.

راه‌حل:

• ابتدا در گزارش‌ها یا کارپوشه بررسی کنید آیا صورتحساب قبلاً ثبت شده است.
• اگر ثبت شده، دیگر آن را دوباره ارسال نکنید؛ فقط از شناسه یکتای آن استفاده کنید.
• اگر نسخه جدیدی از همان فاکتور است، باید شناسه داخلی/سریال یا زمان را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که تکراری نباشد.

۴. خطای 422 – امضای دیجیتال نامعتبر

این خطا به معنی آن است که امضای دیجیتال صورتحساب با کلید عمومی ثبت‌شده برای مودی هم‌خوانی ندارد؛ یعنی:

• کلید خصوصی اشتباه است یا ناقص وارد شده.
• توکن و کلیدهای جدید صادر شده‌اند اما نرم‌افزار هنوز از کلید قدیمی استفاده می‌کند.
• داده صورتحساب بعد از امضا تغییر کرده است.

راه‌حل:

• کلید خصوصی را دوباره و به‌طور کامل در نرم‌افزار ثبت کنید.
• در صورت تردید، یک توکن جدید صادر کنید و کلیدهای جدید را جایگزین کنید.
• مطمئن شوید نرم‌افزار ابتدا داده نهایی را تولید، سپس امضا و بلافاصله همان را ارسال می‌کند.

نقش وستاک در مدیریت و کاهش خطاها

نرم‌افزار تحت وب وستاک (Vastac) طوری طراحی شده که تا حد ممکن، خطاها را قبل از رسیدن به سامانه مودیان شناسایی کند. برخی از مزیت‌های وستاک در این زمینه:

• اعتبارسنجی داخلی قبل از ارسال: ساختار صورتحساب، فیلدهای اجباری، فرمت‌ها و منطق محاسبات تا حد زیادی در خود وستاک بررسی می‌شود.
• نمایش خوانا و قابل فهم خطاها: به‌جای نمایش فقط کد خطا، توضیح قابل فهم برای کاربر نمایش داده می‌شود.
• ثبت تاریخچه خطاها: برای هر صورتحساب، سوابق تلاش برای ارسال و خطاها ثبت می‌شود تا بتوانید راحت‌تر مشکل را پیگیری کنید.
• پشتیبانی از Retry هوشمند: در خطاهای موقت (مثل 503 یا Timeout)، امکان ارسال مجدد با منطق مناسب فراهم است.

به این ترتیب، به‌جای آن‌که هر بار مستقیم با پیام‌های نسبتاً خشک و فنی سامانه مودیان مواجه شوید، می‌توانید از یک لایه نرم‌افزاری مانند وستاک استفاده کنید که هم استاندارد سامانه را رعایت می‌کند و هم فرآیند عیب‌یابی را برای شما ساده‌تر می‌سازد.

جمع‌بندی

دریافت کد خطا بعد از ارسال صورتحساب به سامانه مودیان، اتفاقی طبیعی است؛ اما اگر معنی خطاها را بدانیم و بدانیم چگونه هر کدام را اصلاح کنیم، این خطاها تبدیل به یک ابزار کنترل کیفیت می‌شوند، نه دردسر.

با شناخت خطاهای رایج مثل 400، 401، 409، 422، 500 و 503 و استفاده از نرم‌افزاری استاندارد و به‌روز مثل وستاک، می‌توانید فرآیند صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را برای کسب‌وکار خود پایدار، قابل اعتماد و کم‌خطا کنید.