مقایسه صدور فاکتور با اکسل، نرم‌افزار سنتی و وستاک در سامانه مودیان

با اجباری شدن صورتحساب الکترونیکی و اجرای تدریجی سامانه مودیان، سؤال بسیاری از کسب‌وکارها این است: «برای صدور فاکتور و ارسال آن به سامانه مودیان از چه روشی استفاده کنیم؟»

رایج‌ترین سناریوها این‌ها هستند:

• صدور فاکتور در Excel و نگهداری دستی اطلاعات
• استفاده از نرم‌افزارهای سنتی نصب‌شونده روی یک کامپیوتر در محل شرکت
• استفاده از یک نرم‌افزار تحت وب مثل وستاک (Vastac) که به‌صورت مستقیم با سامانه مودیان کار می‌کند

در این مقاله، این سه روش را از دید یک کسب‌وکار ایرانی که باید با سامانه مودیان منطبق شود، به‌صورت عملی و قابل فهم مقایسه می‌کنیم.

۱. صدور فاکتور با اکسل؛ راه‌حل ساده، اما پرریسک

برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، اولین انتخاب Excel است؛ چون:

• راحت در دسترس است
• نیاز به آموزش پیچیده ندارد
• قالب‌های آماده فاکتور برای آن زیاد است

اما مشکل از جایی شروع می‌شود که صحبت از سامانه مودیان، فرمت استاندارد صورتحساب و الزامات قانونی به میان می‌آید.

مشکلات اصلی اکسل در فضای سامانه مودیان

• عدم اتصال مستقیم به سامانه مودیان: فایل اکسل را نمی‌توان به‌طور مستقیم به عنوان صورتحساب الکترونیکی ارسال کرد؛ باید دوباره در نرم‌افزار دیگری وارد شود.
• ریسک خطای انسانی بالا: کپی کردن، وارد کردن دستی کد کالا، مالیات، عوارض و ... به‌سادگی باعث اشتباه می‌شود.
• نسخه‌های متعدد و پراکنده: فایل‌ها روی چند سیستم و فلش می‌چرخند؛ ردیابی نسخه نهایی دشوار است.
• امنیت پایین: رمزگذاری و کنترل دسترسی تخصصی نیست؛ هر کسی فایل را داشته باشد، همه‌چیز را می‌بیند.
• عدم انطباق بلندمدت با قانون: با سخت‌تر شدن اجرای سامانه مودیان، تکیه بر اکسل بیشتر شبیه یک راه‌حل موقت است تا یک راه‌حل پایدار.

۲. نرم‌افزارهای سنتی نصب‌شونده؛ یک قدم جلوتر، اما محدود

بسیاری از شرکت‌ها از سال‌ها قبل از نرم‌افزارهای حسابداری و فاکتوردهی نصب‌شونده استفاده می‌کنند؛ نرم‌افزاری که روی یک یا چند سیستم در داخل شرکت نصب می‌شود.

مزایا

• ساختارمندتر از اکسل: اطلاعات مشتریان، کالاها، حساب‌ها و ... در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود.
• گزارش‌گیری بهتر: امکان گرفتن گزارش‌های مالی، تراز، فروش و ... وجود دارد.
• آشنای حسابداران: بسیاری از حسابداران با این نوع نرم‌افزارها سال‌هاست کار کرده‌اند.

چالش‌ها در ارتباط با سامانه مودیان

• عدم پشتیبانی کامل از استانداردهای جدید: بعضی نرم‌افزارهای قدیمی برای سامانه مودیان طراحی نشده‌اند و به‌زور Patch خورده‌اند.
• به‌روزرسانی سخت: هر بار تغییر در وب‌سرویس‌ها یا قوانین، نیاز به آپدیت نسخه، نصب مجدد و هماهنگی با پشتیبانی دارد.
• وابستگی به یک سیستم مشخص: اگر سیستم خراب شود یا ویندوز آسیب ببیند، کل اطلاعات و عملکرد سیستم مختل می‌شود (مگر آن‌که نسخه‌برداری خوب انجام شده باشد).
• دسترسی محدود از خارج شرکت: برای مشاهده یا صدور فاکتور از خارج از محل شرکت (مثلاً دورکاری یا چند شعبه)، معمولاً راه‌حل ساده‌ای وجود ندارد.
• کار با چند مودی/چند شرکت سخت‌تر است: برای حسابداران یا مشاوران مالیاتی که چند مودی دارند، مدیریت چند نرم‌افزار نصبی پیچیده است.

۳. وستاک؛ نرم‌افزار تحت وب، طراحی‌شده برای سامانه مودیان

وستاک (Vastac) یک نرم‌افزار تحت وب و Multi Tenant است که از ابتدا با هدف صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان طراحی شده است. این یعنی:

• نیازی به نصب روی سیستم کاربر ندارد؛ فقط مرورگر و اینترنت کافی است.
• ساختار داده و منطق سیستم از ابتدا با استانداردهای سامانه مودیان هم‌راستا طراحی شده است.
• به‌روزرسانی‌ها روی سرور انجام می‌شود؛ کاربر همیشه آخرین نسخه را می‌بیند.

مزایای کلیدی وستاک نسبت به اکسل و نرم‌افزار سنتی

• اتصال مستقیم به سامانه مودیان: وستاک صورتحساب را در قالب استاندارد تولید، امضای دیجیتال و مستقیماً به سامانه مودیان ارسال می‌کند.
• حذف ورود داده تکراری: کافی است فاکتور را در وستاک ثبت کنید؛ نیازی نیست یک‌بار در نرم‌افزار و یک‌بار در سامانه مودیان وارد شود.
• به‌روزرسانی خودکار با تغییر قوانین: اگر در فرمت صورتحساب، API یا قواعد سامانه مودیان تغییری ایجاد شود، در سطح سرور وستاک به‌روزرسانی می‌شود.
• دسترسی از هرجا: با یک مرورگر ساده، می‌توانید از دفتر، خانه یا سفر به فاکتورهای خود دسترسی داشته باشید.
• مناسب برای چند شعبه و چند کاربر: چند کاربر می‌توانند هم‌زمان روی یک کسب‌وکار کار کنند؛ با سطح دسترسی کنترل‌شده.
• گزارش‌های ویژه سامانه مودیان: گزارش وضعیت صورتحساب‌ها، خطاهای دریافتی از سامانه، فهرست صورتحساب‌های موفق و خطادار و ...

۴. مقایسه سه روش در یک نگاه

۵. چه زمانی هنوز اکسل یا نرم‌افزار سنتی قابل استفاده‌اند؟

واقعیت این است که اکسل و نرم‌افزارهای سنتی هنوز هم در برخی سناریوها کاربرد دارند:

• برای تحلیل داخلی، بودجه‌بندی و فایل‌های کم‌اهمیت، اکسل همچنان ابزار خوبی است.
• اگر سازمان بزرگ شما قبلاً یک ERP قوی دارد که الان به سامانه مودیان متصل شده، نرم‌افزار سنتی می‌تواند همچنان نقش مرکزی داشته باشد.

اما برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط که:

• باید به سرعت خود را با سامانه مودیان منطبق کنند،
• وقت و منابع کافی برای تیم IT و کنترل نسخه‌ها ندارند،
• و به دنبال یک راه‌حل ساده، امن و به‌روز هستند،

یک نرم‌افزار تحت وب مثل وستاک در عمل گزینه منطقی‌تری است.

۶. چرا وستاک می‌تواند انتخاب نهایی شما باشد؟

اگر بخواهیم جمع‌بندی کنیم:

• اکسل برای دنیای قبل از سامانه مودیان طراحی شده؛
• نرم‌افزارهای سنتی برای دنیای پیش از تحول دیجیتال مالیات طراحی شده‌اند؛
• وستاک برای دنیایی طراحی شده که در آن سامانه مودیان، صورتحساب الکترونیکی و دسترسی ابری واقعیت روزمره کسب‌وکارهاست.

اگر به‌دنبال سیستمی هستید که هم با سامانه مودیان هماهنگ باشد و هم در عین حال کار با آن برای کاربر غیر فنی راحت باشد، وستاک می‌تواند پاسخ خوبی به این نیاز باشد.

قدم بعدی می‌تواند این باشد که یک نسخه آزمایشی از وستاک را امتحان کنید و روند صدور چند فاکتور واقعی را با روش قبلی خودتان مقایسه کنید؛ معمولاً همین مقایسه عملی، تفاوت را به‌خوبی نشان می‌دهد.